Zarządzanie pocztą w panelu Direct Admin

Dobrą praktyką jest, by sprzedawca komunikował się z klientami ze skrzynek e-mail znajdujących się w tej samej domenie co sklep. Dzięki temu wiadomości wyglądają bardziej profesjonalnie co podnosi wiarygodność serwisu.

Użytkownicy wynajmujący sklep lub korzystający hostingu Bestseller mogą samodzielnie zarządzać pocztą w panelu Direct Admin. Poniższa instrukcja zawiera informacje o:

1. Zarządzanie kontami pocztowymi (E-mail Accounts)

Po zalogowaniu do panelu Direct Admin, należy wejść w E-Mail Accounts w dziale E-mail Management:

1 Direct Admin_dział E-mail Management

pojawi się lista kont pocztowych utworzonych na serwerze. W tym miejscu można dodawać nowe skrzynki e-mail lub zarządzać istniejącymi.

1.1. Tworzenie nowego konta e-mail

Aby utworzyć konto e-mail należy kliknąć Create mail account (Utwórz konto pocztowe):

2 create_e-mail_account

Należy uzupełnić Username (nazwę użytkownika) oraz Enter Password (hasło). Hasło powinno zawierać minimum 6 znaków oraz duże i małe litery. Skrzynka zostanie utworzona po kliknięciu w przycisk Create (utwórz).

W razie potrzeby można zdefiniować ograniczenia skrzynki:

Opcja

Działanie

Email Quota

Liczba MB jaką dana skrzynka będzie zajmować na serwerze.

Wartość zero oznacza, że nie ma ograniczenia i może ona zająć całą dostępną przestrzeń hostingu.

Send Limit

Jest to limit wiadomości wysyłanych z danej skrzynki w ciągu godziny.


1.2. Zarządzanie skrzynkami pocztowymi

Z poziomu listy skrzynek, w kolumnie Usage można sprawdzić ile miejsca na serwerze zajmuje dana skrzynka:

3 e-mail_management_list_of_emails

oraz wykonywać następujące operacje:

Operacja

Instrukcja

Zmiana hasła do skrzynki

Należy kliknąć w odnośnik change (Zmień) w kolumnie Password/Quota i wypełnić formularz.

Ze względów bezpieczeństwa hasła do skrzynek powinny być zmieniane okresowo a także unikatowe i dość trudne.

Po zmianie hasła należy pamiętać by uaktualnić hasło we wszystkich klientach poczty, na których obsługiwana jest dana skrzynka.

Usunięcie lub zawieszenie skrzynki

Należy zaznaczyć daną skrzynkę na liście w kolumnie Select (Wybierz) i kliknąć Delete (Usuń) lub Suspend (Zawieś).

Zawieszenie pozwala wyłączyć dostęp do danej skrzynki bez usuwania jej zawartości. Taką skrzynkę można w każdej chwili odwiesić klikając Unsuspend (odwieś). Usunięcie skrzynki łączy się z usunięciem znajdującej się na niej poczty, której nie można później przywrócić.

Pobranie konfiguracji klienta poczty

W kolumnie Outlook Settings należy kliknąć Download (Pobierz).

Jeżeli miejsce na serwerze się kończy lub klienci zgłaszają, że ich wiadomości nie dochodzą na adres sklepu - należy się upewnić czy dana skrzynka nie jest przepełniona i w razie potrzeby usunąć zbędną pocztę. Najlepiej zrobić to logując się na skrzynkę poprzez przeglądarkę.

1.3. Zarządzanie skrzynką pocztową poprzez przeglądarkę

W celu logowania do poczty poprzez przeglądarkę do adresu sklepu należy dopisać roundcube/ lub squirrelmail/src/login.php np. adres_twojego_sklepu.pl/roundcube/:

4 roundcube

Po wpisaniu loginu i hasła widoczny jest panel danej skrzynki:

5 roundcube_panel_poczty-bez_danych

Można w nim pisać i usuwać wiadomości a także zarządzać skrzynką podobnie jak w każdym innym panelu poczty. Każdorazowo po usunięciu poczty powinno się upewnić, że folder "Kosz" jest pusty.

2. Dodatkowe ustawienia poczty

Poza podstawową konfiguracją poczty w Panelu Direct Admin można wykonywać przekierowania pomiędzy skrzynkami oraz konfigurować automatyczne powiadomienia:

6 E-mail Management-Forwarders_Autoresponders_Vaccation Messages

2.1 Tworzenie przekierowań miedzy skrzynkami

Jeżeli chcemy by wiadomości wysyłane na daną skrzynkę trafiały pod inny adres e-mail, należy przejść do działu Forwarders (Przekierowania). Po kliknięciu w link Create new E-Mail Forwarder (Utwórz nowe przekierowanie).

Należy wprowadzić nazwę skrzynki, która ma zostać przekierowana (Forwarder Name) oraz nazwę skrzynki, na którą mają trafiać kopie wiadomości (Destination Email):

7 create_email_forwarder

Jeżeli adresów przeznaczenia ma być wiele powinny być wpisywane jeden po drugim oddzielone przecinkami np. „przekierujnatenemail@domena.pl,twojemail@gmail.com”

Po wypełnieniu pól formularza należy kliknąć Create (Utwórz).

Z poziomu listy przekierowań:

8 list_of_forwarders

Można edytować i zmieniać (Modify) lub usuwać (Delete) zbędne przekierowania.

2.2 Tworzenie automatycznych odpowiedzi

W panelu Direct Admin można ustawiać dwa rodzaje automatycznych odpowiedzi:

Opcja

Zastosowanie

Autoresponders

Głównym zastosowaniem jest automatyczne poinformowanie odbiorców, że ich wiadomość dotarła pod wskazany adres e-mail.

Vaccation Messages

Głównym zastosowaniem jest automatyczne poinformowanie odbiorców, że osoba obsługująca skrzynkę w najbliższym czasie będzie nieosiągalna np. przebywa na urlopie lub na wyjeździe służbowym.

Po utworzeniu nowej wiadomości powinno się zawsze wysłać testową wiadomość na daną skrzynkę, by sprawdzić czy treść autorespondera jest właściwie sformatowana.

Obydwa typy automatycznych odpowiedzi tworzy się w podobny sposób. Należy przejść do działu Vaccation Messages lub Autoresponders i kliknąć w odnośnik tworzenia wiadomości znajdujący się nad listą np.

9 vaccation-message-create

Opcja

Działanie

Vacation Account

Nazwa skrzynki z której będzie wysyłana automatyczna odpowiedź.

Subject Prefix

Tekst, który będzie doklejany w odpowiedzi przed tematem przychodzących wiadomości.

Reply Encoding

Kodowanie znaków w wiadomości. Jeżeli wiadomość ma zawierać polskie znaki, powinna mieć kodowanie UTF-8.

Content-Type

Do wyboru są opcje „text/plain” oraz „text/html”.
Jeżeli wiadomość ma zawierać formatowanie powinno się wybrać opcję „text/html” (przykładowa wiadomość na ilustracji).

Reply Frequency

Czas, po którym zostanie wysłana automatyczna odpowiedź.

Responder Message

Treść automatycznej odpowiedzi. W przypadku opcji "text/html"  każdą linijkę powinno się tworzyć w osobnym paragrafie lub div-ie.

Send a CC to

Opcja dostępna tylko dla Autoresponders. Po zaznaczeniu opcji na wskazany adres zostanie wysłana kopia wiadomości z autorespondera, co pozwoli określić ile odpowiedzi zostało wysłanych.

Vaccation Start,

Vaccation End

Opcje dostępne tylko Vaccation Messages. Pozwalaj określić ramy czasowe (daty oraz pora dnia), w których będzie wysyłana automatyczna wiadomość.