Wysyłka newslettera

Moduł newslettera w sklepie BestSeller służy głównie do budowania trwalszych relacji z klientem. Za jego pośrednictwem można cyklicznie lub okazjonalnie wysyłać e-mailowe wiadomości o charakterze marketingowym lub informacyjnym. W przypadku tych pierwszych należy jednak pamiętać, że zgodnie z prawem wymagana jest wcześniejsza zgoda od klienta, na ich otrzymywanie.

1. Podstawowa konfiguracja

Przed rozpoczęciem wysyłki newslettera, należy wypełnić podstawowe ustawienia w dziale:

Panel administracyjny → Konfiguracja → Ustawienia

W zakładce Rejestracja i newsletter w sekcji Ustawienia newslettera:

Ustawienia newslettera

Przede wszystkim trzeba określić:

Opcja

Znaczenie

Nazwa nadawcy

Nazwa, którą odbiorca będzie widział w kliencie poczty w polu „Od:”. Ma za zadanie jednoznacznie wskazywać na nadawcę newslettera i może to być nazwa sklepu.

Adres nadawcy

Adres e-mail dla wysyłanych wiadomości przez moduł newslettera. Wskazane jest, aby był to adres inny niż ogólna skrzynka kontaktowa do sklepu,np. newsletter@testowyjsklep.pl

Domyślna grupa dla subskrypcji ze strony

Grupa, do której zostanie dodany adres e-mail nowych subskrybentów.

Wysyłaj wiadomość e-mail z prośbą o potwierdzenie subskrypcji

Po zaznaczeniu tej opcji, system będzie wysyłał do nowych subskrybentów wiadomość e-mail z prośbą o potwierdzenie subskrypcji poprzez kliknięcie w przesłany link. Powinna być włączona. W przypadku niezaznaczenia tej opcji, klient który subskrybował newsletter przez stronę, od razu będzie miał status aktywny.

Wymagaj zgody na przetwarzanie danych przed subskrypcją

Po zaznaczeniu tej opcji, użytkownik wypełniający formularz subskrypcji, będzie musiał wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych.

2. Tworzenie i wysyłka newslettera

2.1 Tworzenie wiadomości newslettera

Panel administracyjny → Newsletter → Wiadomości

Aby utworzyć wiadomość newslettera, należy kliknąć w przycisk Nowa wiadomość. W edycji wiadomości trzeba wypełnić pola nazwa (aktualnej wiadomości, widoczna tylko w panelu administracyjnym) i temat wiadomości. Pozostałe będą skopiowane z ogólnych ustawień z możliwością dostosowania:

Nowa wiadomość

Treść samej wiadomości newslettera tworzy się w standardowym edytorze TinyMCE. Można również korzystać ze znaczników specjalnych i systemowych dostępnych dla newslettera po użyciu przycisku Wyświetl listę znaczników.

2.2 Wysyłka newslettera

Zanim wiadomość zostanie wysłana do klientów najpierw należy wysłać testowo wiadomość newslettera na np. swój adres i upewnić się, że wszystko jest dobrze sformatowane.

W poniższym przykładzie przedstawiono jak wysłać wiadomość o charakterze reklamowym do polskojęzycznego subskrybenta:

- Należy zaznaczyć wiadomość przeznaczoną do wysłania:

Wybór wiadomości do wysłania

- Następnie zaznaczyć przy opcji Docelowe grupy adresatów wartość Subskrybenci ze strony. Liczba w nawiasie oznacza ilość aktywnych adresów w danej grupie. W podanym przykładzie jest to jeden adres. Opcja Język odbiorców wiadomości pozostaje na wyborze języka polskiego:

Wybór grupy adresów

Przy wybieraniu grupy odbiorców wiadomości widać rozróżnienie adresów e-mail w bazie sklepu na bezpośrednio związane z modułem newslettera i te związane z wszystkimi użytkownikami serwisu:

Opcja Docelowe grupy adresatów służy do wysyłki wiadomości do osób, które zgodziły się na otrzymywanie newslettera (Subskrybenci ze strony) lub ich adres został dodany w Newsletter → Adresy e-mail przez administratora.

Natomiast Docelowe grupy użytkowników to grupy wszystkich zarejestrowanych w sklepie klientów i innych kontrahentów (w tym administratorów). Należy pamiętać, że w tych grupach mogą być użytkownicy, którzy nie wyrazili zgody na otrzymywanie korespondencji marketingowej ze sklepu.

- Po wybraniu wartości dla powyższych opcji, wysyłka newslettera rozpocznie się po kliknięciu w przycisk:

Wysłanie wiadomości

Przed rozpoczęciem procesu wysyłania, system poprosi jeszcze o potwierdzenie tego polecenia. Po potwierdzeniu wyświetli się komunikat: „Zaplanowano wysłanie x wiadomości do y adresatów”. Wiadomości wysyłane są co pięć minut do określonej (w ogólnej konfiguracji) liczby adresatów.

2.3 Lista wiadomości newslettera

Panel administracyjny → Newsletter → Wiadomości

Na znajdującej się tu liście prezentowane są wszystkie utworzone wiadomości wraz z informacjami statystycznymi. Z jej poziomu można przejść do edycji wiadomości, jej podglądu oraz uzyskać informacje odnośnie dat i godzin wysyłki wiadomości do poszczególnych grup klientów:

Lista wiadomości

Kolumny w tabeli oznaczają:

Nagłówek

Znaczenie

Data wysłania

Data rozpoczęcia procesu wysyłki wiadomości.

Planowane

To liczba adresów do których zaplanowano wysyłkę.

Wysłane

Prezentuje liczbę wysłanych wiadomości, czyli do ilu adresatów udało się wysłać wiadomość.

Odrzucone

To liczba adresów, które zostały odrzucone przez serwer. Przyczyny mogą być różne, tak jak np. nieprawidłowy adres.

Odnotowane otwarcia

Liczba użytkowników, którzy otworzyli daną wiadomość.

Rezygnacje

Liczba użytkowników, którzy otrzymawszy daną wiadomość, postanowili zaprzestać subskrypcji newslettera.

3. Zarządzanie adresami e-mail i grupami odbiorców

3.1 Lista adresów e-mail

Panel administracyjny → Newsletter → Adresy e-mail

Na znajdującej się tu liście prezentowane są wszystkie adresy e-mail odbiorców newslettera dodane do bazy danych. Mogą być one dodawane na następujące sposoby:

- Klient samodzielnie dodaje adres poprzez rejestrację na stronie sklepu i wyrażenie chęci subskrypcji.
- Ręcznie przez admina, poprzez dodanie e-maila odbiorcy na liście adresów.
- Poprzez funkcję import adresów (więcej o imporcie/eksporcie bazy adresów subskrybentów newslettera w punkcie 2.3).

Przykładowy widok listy adresów:

Lista adresów

Na grafice widać, że ostatni adres nie jest aktywny. Powody mogą być trzy:

- Subskrybent nie kliknął w link aktywacyjny w wiadomości potwierdzającej zamówienie newslettera.
- W przypadku adresu dodanego przez administratora ręcznie lub poprzez import, wpis pozostawiono jako nieaktywny.
- Subskrybent kliknął w link do rezygnacji z newslettera, który powinien znajdować się w każdej wiadomości.

Aby ręcznie dodać nowy adres e-mail, należy kliknąć w przycisk Nowy adres e-mail. Wyświetli się okno, w którym będzie można utworzyć nowy adres bazy newslettera:

Edycja adresu

Kolejne opcje w widocznym powyżej formularzu oznaczają:

Opcja

Znaczenie

Aktywny

Definiuje czy dany adres e-mail jest aktywny. Newsletter nie jest wysyłany na nieaktywne adresy

Grupa

Określa do jakiej grupy adresów przypisany jest dany adres. Jeden adres może być przypisany tylko do jednej grupy.

Język

Język odbiorców wiadomości: pozwala wybrać język dla danego adresu. Wiadomości mogą być wysyłane do klientów posługujących się różnymi językami, ale należących do tej samej grupy adresów. Stąd też konieczność odróżnienia adresów językiem.

Poniżej listy adresów dostępne są operacje grupowe ułatwiające zarządzanie dużą ilością adresów e-mail. Za ich pomocą można zmienić język dla subskrybenta, jego grupę oraz status:

Operacje grupowe na liście adresów

3.2 Grupy odbiorców newslettera

Panel administracyjny → Newsletter → Grupy adresów

Grupy adresów mają za zadanie organizować obsługę subskrybentów newslettera. Każdy adres e-mail jest przypisany do określonej grupy. Podczas wysyłania newslettera, system umożliwia przesłanie wiadomości od razu do całej grupy adresów:

Lista grup odbiorców newslettera

Grupy adresów służą do organizacji pracy administratora sklepu i nie są prezentowane nigdzie poza panelem administracyjnym. Na liście można przejrzeć listę grup, dodawać nowe grupy i edytować już istniejące.

3.3. Import/eksport adresów

Panel administracyjny → Newsletter → Import/eksport adresów

Opcja importu adresów e-mail pozwala na zaimportowanie do modułu newslettera sklepu własnej bazy danych. Formatem wymiany jest plik tekstowy. W każdej linii tego pliku powinien znaleźć się jeden adres e-mail, bez żadnych dodatkowych znaków. Przygotować taki plik można z np. programu Notatnik, dostępnego w MS Windows.

a) Import adresów e-mail

Należy przygotować plik tekstowy z adresami i zapisać go do formatu txt np. "baza.txt":

Struktura pliku importu

Następnie załadować go do panelu sklepu przez opcję Lokalizacja pliku adresów. W opcji Docelowa grupa adresów należy wybrać grupę adresów e-mail, do której mają zostać dopisane importowane adresy. W opcji Język odbiorców wiadomości należy wybrać język dla wszystkich importowanych adresów:

Import adresów

Następnie należy kliknąć w przycisk Wykonaj import. Spowoduje to załadowanie adresów z pliku tekstowego do bazy danych modułu newslettera. Wszystkie nowe adresy zostaną załadowane do bazy z aktualną datą i ustawione jako aktywne. Data potwierdzenia pozostanie niewypełniona.

b) Eksport adresów e-mail

Narzędzie eksportu przygotowuje plik txt o identycznej strukturze, jaka jest wymagana przy imporcie, tj w każdej linii pliku znajdzie się jeden adres e-mail. Umożliwia to zatem bardzo łatwe przeniesienie bazy adresów newslettera do dowolnego innego programu:

Eksport adresów

Zestaw opcji eksportu umożliwia dokładne określenie, które z adresów mają zostać wyeksportowane.